E-PPID - FAQ

Berikut beberapa pertanyaan dan jawaban tentang PPID KPU Kota Batu serta hal-hal terkait pengelolaan dan pelayanan informasi di KPU Kota Batu.

PPID adalah Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi di lingkungan KPU Kota Batu

· menetapkan peraturan mengenai standar prosedur operasional layanan Informasi Publik sesuai dengan Peraturan ini;

· menunjuk dan mengangkat PPID untuk melaksanakan tugas dan tanggung jawab serta wewenangnya;

· menyediakan sarana dan prasarana layanan Informasi Publik, termasuk papan pengumuman dan meja informasi di setiap kantor Badan Publik, serta situs resmi bagi Badan Publik Negara;

· menetapkan dan memutakhirkan secara berkala Daftar Informasi Publik atas seluruh Informasi Publik yang dikelola;

· memberikan tanggapan atas keberatan yang diajukan oleh Pemohon Informasi Publik yang mengajukan keberatan;

· melakukan evaluasi dan pengawasan terhadap pelaksanaan layanan Informasi Publik pada instansinya.

Setelah terbitnya Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik, yang diberlakukan pada bulan April 2010, Komisi Pemilihan Umum (KPU) segera mengeluarkan Peraturan Komisi Pemilihan Umum (PKPU) Nomor 23 Tahun 2010 tentang Pedoman Implementasi Keterbukaan Informasi Publik di Lingkungan KPU. Pada tahun yang sama, KPU juga menerbitkan Standar Prosedur Operasional Layanan Data dan Informasi.

· Membangun kesadaran tentang hak atas informasi publik;

· Membangun keterampilan dalam pengelolaan dan pelayanan informasi publik, mulai dari penyusuan Daftar Informasi Publik, pelayanan informasi, hingga bersidang di Komisi Informasi; dan

Bagaimana Struktur PPID di lingkungan KPU Kota Batu?

TIM PERTIMBANGAN PELAYANAN INFORMASI:

· Ketua Divisi Perencanaan, Data dan Informasi KPU Kota Batu

· Ketua Divisi Teknis Penyelenggaraan KPU Kota Batu.

PEJABAT PENGELOLA INFORMASI DAN DOKUMENTASI (PPID): Kepala Sub Bagian Teknis & Hupmas Sekretariat KPU Kota Batu.

· Kepala Sub Bagian Keuangan Umum dan Logistik Sekretariat KPU Kota Batu

· Kepala Sub Bagian Hukum Sekretariat KPU Kota Batu

Apakah e-PPID?

Apa saja pelayanan yang disediakan oleh e-PPID?

· pelayanan atas keberatan pemohon informasi.

Apa saja kategori informasi publik yang disediakan di e-PPID?

· informasi yang wajib diumumkan secara berkala

· informasi yang wajib tersedia setiap saat

e-PPID bukan bank data KPU karena tujuannya untuk melayani permohonan dan menyediakan Informasi Publik sesuai kategori Undang-Undang Keterbukaan Informasi Publik, bukan untuk mengumpulkan semua informasi/dokumen di KPU. Karena itu, sebagian informasi yang diumumkan, merupakan informasi yang merupakan link (tautan) pada laman KPU.

Setiap warga negara dan/atau badan hukum Indonesia sebagaimana diatur dalam Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik.

Pada dasarnya informasi yang bersifat terbuka dan telah diumumkan dapat diakses oleh siapa saja, termasuk warga negara asing. Adapun informasi yang terbuka namun tidak diumumkan (tersedia setiap saat), maka KPU akan menanyakan secara detil alasan permintaan tersebut.

Pemohon informasi memiliki hak:

· mendapatkan pelayanan oleh KPU sesuai dengan ketentuan yang diatur dalam Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik;

· mengajukan bentuk informasi dan cara mendapatkan informasi dari KPU;

· mendapatkan konfirmasi dari KPU atas permohonan informasi, termasuk alasan atas sebuah informasi yang dinyatakan dikecualikan;

· mengajukan keberatan atas keputusan dan/atau pelayanan informasi KPU;

· mengajukan gugatan atas keputusan/pelayanan KPU ke Komisi Informasi dan prosedur hukum selanjutnya (PN/PTUN dan MA);

· meminta penjelasan atas isi dari sebuah dokumen yang didapatkan dari KPU, jika kurang jelas maknanya; dan

Bagaimana cara mengajukan permohonan informasi melalui e-PPID KPU Kota Batu?

· melengkapi kolom yang telah disediakan dan melampirkan dokumen pendukung yang dipersyaratkan;

· Selain melalui e-PPID, adakah cara lain untuk mendapatkan informasi publik dari KPU Kota Batu?

· melalui pengumuman atau publikasi yang dilakukan KPU baik secara online(situs dan media sosial), offline(papan pengumuman), maupun elektronik (televisi dan radio); dan

Bagaimana mekanisme pemberian tanggapan PPID atas permohonan informasi publik melalui e-PPID?

Sebelum mengajukan permohonan melalui e-PPID, apa yang perlu diperhatikan pemohon?

· jika Pemohon memang ingin mendapatkan dalam bentuk cetak dari KPU, biayacopy dokumen tersebut akan ditanggung pemohon;

Jika Pemohon tidak mengetahui nama dokumen, apa yang dituliskan pada kolom e-PPID tersebut?

Apa tujuan adanya syarat identitas diri dalam permohonan informasi?

· untuk memudahkan KPU dalam mengonfirmasi atau memberikan informasi kepada Pemohon, mengingat jumlah Pemohon informasi ini cukup banyak;

· untuk melindungi kepentingan Pemohon ketika akan mengajukan keberatan atau gugatan di Komisi Informasi.

Selain perintah Undang-Undang No. 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informsi Publik, Bagi KPU, ada dua manfaat di balik pencantuman alasan pada permohonan informasi. Pertama, untuk mempermudah petugas mencarikan informasi yang diminta oleh Pemohon secara tepat. Kedua, untuk mengindentifikasi informasi apa saja yang menjadi kebutuhan publik. Dengan demikian, KPU perlu menyajikannya dalam kemasan, format, atau gaya bahasa yang mudah dipahami dan diolah publik.

Untuk informasi publik yang wajib diumumkan baik secara berkala maupun serta-merta, dan telah diumumkan KPU melalui situs KPU, maka KPU akan mengarahkan Pemohon agar langsung membaca atau mengunduh pada laman KPU. Terkait hal ini tidak diperlukan alasan.

Ya. Pemohon informasi dapat meminta data/informasi, meskipun telah diumumkan pada laman KPU.

Untuk semua permohonan informasi kepada PPID KPU, diperlukan penyampaian alasan dalam rangka memenuhi amanat undang-undang dan untuk kebutuhan KPU sebagaimana penjelasan sebelumnya.

Jika sebuah informasi tidak tersedia pada e-PPID, terdapat beberapa penjelasan, sebagai berikut:

· informasi tersebut bersifat terbuka tetapi tidak wajib diumumkan;

· informasi tersebut kemungkinan masih dalam proses pendokumentasian; dan;

Berapa lama pemberian tanggapan PPID atas permohonan informasi publik?

· dalam hal informasi tahapan Pemilu atau Pemilihan, tanggapan dari PPID akan disampaikan paling lambat 3 (tiga) hari kerja sejak diterimanya permohonan informasi dan dapat diperpanjang selama 2 (dua) hari kerja berikutnya.

· layanan informasi di PPID KPU Kota Batu tidak dipungut biaya / gratis (dokumen akan diberikan dalam format softcopy);

Kapan jadwal pelayanan informasi secara langsung, baik melalui tatap muka dan telepon, atau chat massanger via whatssap?

· Jumat, pukul 09.00 - 15.30 WIB

Pada dasarnya, ada tiga hal yang potensial menjadi objek keberatan, yaitu:

· subjek informasi (bentuk dan isi informasi); dan

Bagaimana cara pengajuan keberatan atas tanggapan PPID melalui e-PPID?

· melengkapi kolom yang telah disediakan; dan

Apakah Pemohon dapat mengajukan keberatan atau mengetahui status permohonan informasi, sementara proses permohonan informasi sebelumnya tidak melalui e-PPID, misalnya, melalui permintaan lisan?

Bagaimana cara sederhana membedakan informasi yang wajib diumumkan berkala, wajib diumumkan serta merta dan wajib tersedia setiap saat?

Secara sederhana, jika informasi tersebut dibuat secara periodik dan terus-menerus, misalnya setiap 6 bulan sekali atau setiap satu tahun sekali, maka informasi tersebut dapat diklasifikasikan sebagai informasi yang wajib diumumkan secara berkala. Biasanya, yang termasuk ke dalam klasifikasi ini adalah informasi terkait dengan laporan-laporan.

Apabila informasi dibuat secara insidental untuk menjawab kebutuhan-kebutuhan tertentu, maka informasi tersebut dapat diklasifikasikan sebagai informasi yang wajib diumumkan secara serta-merta. Kebutuhan tertentu tersebut, bisa jadi terkait hajat hidup orang banyak, ketertiban umum atau penggunaan hak-hak sosial dan politik warga.

Informasi yang wajib tersedia setiap saat pada dasarnya terkait dengan dokumen-dokumen pendukung yang ada pada informasi berkala dan serta-merta maupun dokumen lain yang tidak memiliki relevansi mendesak untuk diketahui publik. Apabila ternyata ditemukan urgensinya, maka ia wajib diumumkan.

FAQ

DAFTAR PERTANYAAN DAN JAWABAN TERKAIT E-PPID DAN PELAYANAN INFORMASI SECARA UMUM DI KPU RI.

Salam Keterbukaan Informasi

Apakah PPID itu?

Apakah kewajiban PPID itu?

· membangun dan mengembangkan sistem informasi dan dokumentasi untuk mengelola Informasi Publik secara baik dan efisien;

· menganggarkan pembiayaan secara memadai bagi layanan Informasi Publik sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku;

· menetapkan standar biaya perolehan salinan Informasi Publik;

· menyediakan dan memberikan Informasi Publik sebagaimana diatur di dalam Peraturan ini;

· membuat dan mengumumkan laporan tentang layanan Informasi Publik sesuai dengan Peraturan ini serta menyampaikan salinan laporan kepada Komisi Informasi; dan

Bagaimana sejarah pembentukan PPID di lingkungan KPU Kota Batu?

Selanjutnya, sejak Agustus tahun 2014 sampai dengan tahun ini, untuk meningkatkan pelayanan dan pengelolaan keterbukaan informasi publik, KPU RI menjalin kerjasama dengan Indonesian Parliametary Center (IPC). Secara umum, kegiatan yang dilakukan antara IPC dan KPU, untuk empat tujuan:

· Membangun pengetahuan dan pemahaman tentang keterbukaan informasi publik;

· Membangun keterampilan sebagai fasilitator pelatihan keterbukaan informasi publik.

PEMBINA PEJABAT PENGELOLA INFORMASI DAN DOKUMENTASI: Ketua KPU Kota Batu.

· Ketua Divisi Sosialisasi, Pendidikan Pemilih, Partisipasi Masyarakat dan SDM KPU Kota Batu

· Ketua Divisi Hukum dan Pengawasan KPU Kota Batu

ATASAN PEJABAT PENGELOLA INFORMASI DAN DOKUMENTASI: Sekretaris KPU Kota Batu.

TIM PENGHUBUNG PENYEDIA INFORMASI DAN DOKUMENTASI:

· Kepala Sub Bagian Program dan Data Sekretariat KPU Kota Batu

DESK PELAYANAN INFORMASI DAN DOKUMENTASI: Staf Sekretariat KPU Kota Batu.

e-PPID merupakan sarana pelayanan dan penyediaan Informasi Publik secara online.

· pelayanan atas permohonan informasi.

· pelayanan untuk mengetahui status permohonan informasi.

Secara umum, kategorinya terbagi menjadi tiga, yaitu:

· informasi yang wajib diumumkan serta merta

Apakah e-PPID merupakan bank data KPU?

Siapa yang dapat mengajukan permohonan informasi publik melalui e-PPID?

Apakah Warga Negara Asing dapat meminta informasi melalui e-PPID?

Apa saja hak-hak pemohon informasi?

· mendapatkan informasi maklumat pelayanan yang berisi hak dan kewajiban Pemohon dan Badan Publik (KPU) serta prosedur permohonan dan pelayanan Informasi Publik;

· mengajukan permintaan informasi dengan cara tertulis maupun tidak tertulis;

· memperoleh tanda bukti permohonan informasi;

· mendapatkan informasi yang diminta sepanjang ditetapkan sebagai informasi publik yang bersifat terbuka oleh KPU;

· mendapatkan jawaban atas keberatan terhadap pelayanan informasi;

· mendapatkan informasi publik yang telah dinyatakan terbuka oleh Komisi Informasi atau lembaga peradilan terkait sesuai ketentuan perundang-undangan;

· Pemohon berkebutuhan khusus berhak mendapatkan pendampingan dari petugas selama proses permohonan informasi di KPU.

· melakukan registrasi Pemohon terlebih dahulu pada aplikasi PPID KPU Kota Batumelalui menu Permohonan Informasi, sub-menu Registrasi Pemohon;

· apabila data Pemohon sudah lengkap, Pemohon akan menerima email konfirmasi dari PPID, bahwa pemohon sudah terdaftar dan telah bisa mengajukan permohonan informasi.

· Prinsip dasarnya, informasi publik adalah hak publik. Karena itu, KPU berupaya agar hak ini dapat dilayani dengan mudah, cepat dan dengan cara yang sederhana. Cara mendapatkan informasi publik tersebut ada dua, yaitu:

· melalui permohonan informasi, baik secara langsung (tatap muka dan telepon) atau secara tidak langsung, baik melalui surat, email, fax, dan/atau melalui e-PPID.

Tanggapan atas permohonan informasi publik akan disampaikan melalui e-mail Pemohon informasi yang dipergunakan saat registrasi.

· pastikan apakah informasi yang diminta telah diumumkan pada situs KPU. Jika ya, maka publik dapat melihat atau mengunduhnya tanpa mengajukan permohonan;

· pastikan nomor kontak (telepon/HP) atau alamat yang diberikan kepada KPU adalah nomor kontak dan alamat yang benar.

· merupakan ketentuan yang diatur dalam Undang-Unang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik;

· sebagai bahan laporan pelayanan informasi kepada Komisi Informasi;

Mengapa pemohon perlu mencantumkan alasan permohonan informasi?

Jika informasi yang diminta sebenarnya wajib diumumkan, apakah tetap diperlukan alasan?

Meskipun telah diumumkan, apakah publik tetap dapat meminta informasi kepada KPU dalam bentuk tercetak?

Dalam kasus di atas, apakah diperlukan alasan permohonan informasi?

Jika sebuah informasi tidak disediakan pada e-PPID, apakah berarti informasi tersebut rahasia?

· informasi tersebut bersifat rahasia (informasi yang dikecualikan);

· informasi tersebut termasuk klasifikasi informasi yang wajib tersedia setiap saat, sehingga tidak wajib untuk diumumkan. Meskipun tidak wajib, namun KPU mengumumkan sebagian informasi tersebut;

· dokumen tersebut tidak berada di bawah penguasaan atau kewenangan KPU.

· dalam hal informasi kelembagaan, tanggapan dari PPID akan disampaikan paling lambat 10 (sepuluh) hari kerja sejak diterimanya permohonan informasi dan dapat diperpanjang selama 7 (tujuh) hari kerja berikutnya; dan

Berapa biaya yang diperlukan untuk memperoleh informasi di PPID KPU Kota Batu?

· dalam hal terdapat biaya terkait dengan penggandaan dan pengiriman dokumen yang akan diberikan kepada Pemohon informasi, biaya tersebut dibebankan kepada Pemohon informasi.

· Senin s.d. Kamis, pukul 09.00 - 15.00 WIB

Apa saja yang bisa menjadi objek keberatan Pemohon Informasi?

· pelayanan informasi (perilaku, prosedur, tarif, cara pemberian informasi, dll);

· keputusan Badan Publik (contoh: informasi dinyatakan dikecualikan).

· melakukan registrasi pada aplikasi layanan PPID KPU Kota Batu melalui menu Layanan Informasi dan sub-menu Pengajuan Keberatan;

· melampirkan dokumen pendukung yang dipersyaratkan.

· Informasi Berkala

· Informasi Serta Merta

· Informasi Tersedia Setiap Saat

Ketiga kategori informasi tersebut merupakan informasi publik yang bersifat terbuka. (KPU Kota batu)